Documentmanagement over grenzen heen
Kris Nuyt (Flexsys), Bob Laurent (Soudal), Els Roggeman (BASF), Jurgen De Keyser (BARCO), Jietske Hindryckx (Daikin Europe), Katrijn Vanparys (Cartamundi) en Babiyan Van den Bossche (Agentschap Integratie en Inburgering) kwamen samen rond de uitdagingen die ze ervaren bij het optimaliseren van hun documentmanagementsystemen. Hieronder krijg je een inzicht in de tools, de strategie en de uitdagingen die aan bod kwamen.
Software en Tools:
SharePoint:
Heel wat deelnemers, zoals Kris en Jietske, gebruiken SharePoint voor documentbeheer vanwege de eenvoud en toegankelijkheid. Een heikel punt in het gebruik van Sharepoint was de beperkte zoekfunctionaliteit die het vinden van specifieke documenten bemoeilijken. Katrijn noemde een plugin (Origami connect) voor SharePoint die het mogelijk maakt om een website-achtige interface te creëren, wat de gebruiksvriendelijkheid verhoogt.
ServiceNow:
Jurgen gaf aan dat Barco ServiceNow gebruikt voor documentbeheer, vooral vanwege de mogelijkheid om automatische goedkeuringsflows te implementeren. Toch zijn er implementatieproblemen en beperkingen bij het werken met grote documenten.
FlowSparks:
Bob haalde FlowSparks aan, oorspronkelijk een e-learning platform, dat nu ook wordt gebruikt voor het beheren van instructies en documenten. Het biedt voordelen zoals automatische vertalingen en modulaire opbouw van documenten, maar er is een aanvankelijke leercurve en de noodzaak om documenten nauwkeurig te vertalen en te controleren.
Icologic Biotrace en Q-Elements:
Els vermeldde dat haar organisatie Icologic Biotrace en Q-Elements gebruikt, maar dat het systeem niet volledig voldoet aan hun behoeften vanwege beperkte transparantie en hoge kosten voor aanpassingen. Ze vermeldde ook andere platformen die momenteel onder evaluatie zijn, zoals Poka, een type connected worker platform.
Strategie
Bob en Jurgen benadrukten het belang van een balans tussen centralisatie en lokale autonomie. Dit helpt om consistentie te waarborgen terwijl lokale specificiteiten behouden blijven. Jurgen legde uit dat Barco multisite certificaten gebruikt om consistentie te waarborgen en administratieve lasten te verminderen. Het kan nooit de bedoeling zijn om enkel top-down beheersystemen op te leggen, dit kan enkel stuiten op verzet. Els benadrukte hierbij het belang van het betrekken van lokale teams bij de implementatie van globale systemen om weerstand te verminderen en acceptatie te vergroten.
Uitdagingen om rekening mee te houden
Cultuurverschillen:
Kristiaan en Bob wezen op de noodzaak om rekening te houden met cultuurverschillen, vooral tussen Noord-Amerika en Europa, bij het opstellen van documenten en procedures. Kristiaan raadde het boek "The Culture Map" aan voor een beter begrip van deze verschillen.
Technische Beperkingen:
Hoewel SharePoint een goede start is, kan het nodig zijn om over te stappen naar meer gespecialiseerde tools naarmate de behoeften duidelijker worden. Zorg voor een grondige evaluatie van tools zoals ServiceNow om te voorkomen dat implementatieproblemen de efficiëntie verminderen.
Documentbeheer en Veiligheid:
Het is belangrijk om veiligheidsaspecten in documenten te integreren, maar houd rekening met nationale wetgevingen die kunnen variëren.
Door deze inzichten en ervaringen te delen, hopen de deelnemers elkaar te ondersteunen bij het verbeteren van hun documentmanagementsystemen en het overwinnen van gemeenschappelijke uitdagingen.
Ben je zelf bezig met het uitrollen van kwaliteitssystemen over verschillende landen heen?
Neem dan deel aan de Global meetings van Xelyo en neem contact op met An Kint.